Nieuwsbrief #2: Stand van zaken

Redactie Nieuwsbrief

Aan de dames en heren vrijwilligers,

Stand van zaken.
Sinds de uitgave van Nieuwsbrief #1 van 13 mei jl. is er weer het nodige gepasseerd. Omdat dit zaken waren die voornamelijk te maken hadden met de aanvraag van de subsidie, hebben deze zich op de achtergrond afgespeeld. Waar we dachten eenvoudig weg op 1 augustus met het rijden van de Wensauto’s te kunnen beginnen, moesten we echter vaststellen dat een subsidieaanvraag bij de provincie niet direct van een leien dakje gaat. Ook de levertijd van de auto’s speelt een belangrijke rol bij de startbepaling, want die ligt tussen de 10 tot 14 weken.

Eerstens moest er een stichting komen. Die kwam, na veel voorwerk door Sjaak den Hollander zoals het bestendigen van de statuten en contacten met de notaris, op 5 mei jl. tot stand en haalde daarmee de eerste horde uit de weg.

Daarna werden de verdere onderdelen van de subsidieaanvraag opgesteld, waaronder het vervoersplan en het doelgebied. Ook dat was geen simpele zaak, want de provincie wilde niet twee  Wensauto’s aan één organisatie (LES) toekennen. Dus werd het doelgebied opgesplitst in twee gebieden, t.w. Echt en Susteren. Voor elk van die doelgebieden moest een aparte organisatie, inclusief eigen chauffeurs, coördinatoren en planners, samengesteld worden. Maar dus ook een apart vervoersplan, kaart van het doelgebied en bijpassende begroting.

Naast deze organisatieperikelen dienden wij ook een sluitende begroting op te stellen die daarbij tevens ondersteund werd met bijlagen, zoals offertes voor auto’s, telefonie, website, bestikkering en meer van dat soort zaken.

Deze enorme klus, want dat mogen we gerust stellen, is achter de schermen vooral klaar gespeeld door onze penningmeester, Jo Janssen. Het afhandelen van de subsidieaanvraag kreeg de vorm van een spelletje pingpong. Langzaam maar zeker bereiken we het punt waar de subsidiegoeroe van de provincie zijn zegen geeft en de aanvraag naar gedeputeerde staten (GS) kan voor een beschikking.

Het proces is behoorlijk frustrerend bij tijd en wijle, echter Jo kwijt zich super van zijn taak en gaat onverstoorbaar verder met dit vraag en antwoord spel. Onze verwachting is dat aankomende week de begroting geaccepteerd gaat worden en de definitieve toekenning in gang gezet kan worden.

De volgende stappen
Zodra de subsidieaanvraag door GS is goedgekeurd, wordt het subsidiebedrag overgemaakt op de rekening van de stichting, die Sjaak intussen ook heeft geopend bij de Rabobank. En dan pas kunnen financiële verplichtingen worden aangegaan, zoals het leasen van de Dacia’s, de abonnementen voor de telefoon en de opbouw van de website en ons informatienetwerk.

Daarna zijn we afhankelijk van de leveringsdatum van de Dacia’s en zodra we daarmee een definitieve startdatum hebben, kunnen we brede informatie aan de inwoners van Echt-Susteren opstarten waarin we aangeven hoe men een rit moet boeken, waar we naartoe rijden, wat het allemaal kost en vooral voor wie het vervoer primair bedoeld is.

Verder kunnen we dan werk gaan maken van de keuring, rijtest, Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG’s) en het trainen van coördinatoren en planners.

In afwachting
Tja, en intussen zitten jullie in afwachting van het moment dat er eindelijk eens wat gaat gebeuren. Ook wij, als dagelijks bestuur (DB), kunnen helaas geen ijzer met handen breken.

Jullie vragen je misschien af: waarom zijn jullie dan zo vroeg met de werving van chauffeurs e.d. begonnen? Wel, het hebben van voldoende vrijwilligers voor het rijden van de Wensauto’s is ook een vereiste van de provincie voor subsidietoekenning. En zij zien het liefst voor elke organisatie minimaal 20 chauffeurs en 3 á 4 coördinatoren/planners. Vandaar dat wij moesten weten of we de benodigde vrijwilligers, 40 tot 50 personen, bij elkaar konden krijgen. Tot op de dag van vandaag hebben we ongeveer 50 aanmeldingen, maar daar zullen mogelijk een aantal nog van afvallen. Dus wat ruimer in je jas zitten kan in dat geval geen kwaad. Zodra we al jullie gegevens binnen hebben, kunnen we functies aan personen toewijzen en voor de noodzakelijke training voor die functie starten. En, het zou fijn zijn als jullie in je contacten met anderen praten over het Wensauto-project en jullie enthousiasme overbrengen op anderen, want…….wij kunnen nog wel vrijwilligers gebruiken! Met name ook in de kern Echt.

Vrijwilligergegevens
Zoals jullie hebben gemerkt is Wim Theunissen intussen druk bezig geweest met het uitvragen van jullie gegevens met het doel om een overzicht op te stellen waarmee duidelijk wordt wat jullie voorkeur(en) is/zijn voor functies binnen het Wensauto-project. De een geeft aan dat hij/zij alleen chauffeur wil zijn terwijl een ander daarnaast ook een coördinatortaak op zich wil nemen. Verder moeten we weten wie we op welke dagen kunnen inzetten en daarbij tevens op welke tijden vrijwilligers beschikbaar zijn. Want de een wil wel in het weekend of ‘s avonds rijden en de ander niet. Kijk, dat is belangrijke informatie voor de coördinator en planner straks. Want die moeten zorgen dat er elk deel van de dag dat er gereden wordt een chauffeur paraat staat.

N.B. mocht u het formulier met de vrijwilligergegevens, dat Wim Theunissen jullie heeft toegestuurd, nog niet aan hem hebben geretourneerd, doe dat dan alstublieft zo snel mogelijk.

Verder heeft een werkgroep (WG), gevormd door Ger Boonen, Wim Theunissen en Jo Janssen, zich gebogen over de taakverdeling van de diverse functies van, chauffeur, planner en coördinator.

In simpele bewoordingen, de coördinator is de centrale figuur waar iedereen zich op richt en die het contact met het stichtingsbestuur onderhoudt. Hij/zij stelt het dienstrooster voor de chauffeurs op,  wikkelt klachten af en levert de bescheiden en inkomsten aan de penningmeester. De planner ontvangt de ritaanvragen en zet ze om in een rittenschema voor de volgende dag en de chauffeurs van dienst voeren dat rittenschema die dag uit. Maar dat moet nog wel even op papier worden gezet zodat we de provincie de taakverdeling en verantwoordelijkheden kunnen duiden.

Voertuigen
Gekozen is voor de  “Dacia Lodgy Stepway 1.5 dCi 110 pk 7 pers.

De auto wordt uitgevoerd met z.g. “All Season” banden, zodat we geen winterbanden hoeven te wisselen. Verder is de auto uitgerust met een tankpas en wordt de auto conform de wensen van de provincie bestikkerd. Afhankelijk van het te kiezen concept voor telefonie wordt de bestuurder uitgerust met een mobiele telefoon met carkit of Bluetooth. Dat is nog even afwachten.

Vrijwilligersovereenkomst
Een concept vrijwilligersovereenkomst is door Paul Opgenort onder handen genomen en door een ervaringsdeskundige getoetst. Er zal echter nog het e.e.a. aan gesleuteld moeten worden. Bovendien is de overeenkomst niet voor iedereen het zelfde, want ook de functie bepaalt de inhoud.

Van start?
Er zijn nog tal van lopende zaken waar we als bestuur samen met jullie nog aan moeten werken.

Het is een vrij complexe zaak, maar op dit moment streven wij er naar om 1 november 2017 te starten. Zoals gezegd, belangrijke data zijn: 1. Het moment van toekenning subsidie, waarna auto’s besteld kunnen worden. 2. De levertijd van auto’s, en dan de bestikkering.

Tot slot,
We hopen dat we met deze Nieuwsbrief jullie weer een beetje op de hoogte gesteld hebben van de lopende zaken. Wij zouden, net als jullie, ook graag morgen gaan rijden, maar soms wordt je ingehaald door de bureaucratie. Daar is jammer genoeg niets aan te doen en moet je mee leven. Blijf daarom, net als wij, gewoon positief en enthousiast want de start komt steeds dichterbij.

En mochten er van jullie kant vragen en/of wel voorstellen zijn, stuur ons dan gerust een e-mailtje. Want we zijn er om elkaar te helpen, nietwaar?!

Met vriendelijke groet,
Het dagelijks bestuur, 1 juli 2017.