Nieuwsbrief #3: Stand van zaken

Redactie Nieuwsbrief

Aan de dames en heren vrijwilligers,

Stand van zaken
In deze Nieuwsbrief #3 kunnen we met blijdschap meedelen dat de toekenning van de subsidies voor onze twee Wensauto’s een feit is. Het was een moeizame bevalling met het nodige geschuif van papier en e-mails, maar op 12 juli kwam het verlossende woord.

De toekenning zette de deuren open voor de uiteindelijke opzet van onze organisaties waaronder de lease van auto’s, het opzetten van de benodigde communicatie, zoals telefoon en website, het instrueren van onze vrijwilligers en het verzorgen van rijtests en keuringen.
Onze stip op de horizon is thans 1 november 2017, de dag waarop we willen starten met rijden.
Het geeft een goed gevoel dat we echt van start kunnen gaan, maar er moet nog het nodige gebeuren.

De volgende stappen
Bestuur.
Ons bestuur is intussen uitgebreid met René Kamp uit Echt, waarmee het bestuur nu uit elke kern van onze gemeente een vertegenwoordiger heeft. En daar zijn we heel blij mee, want op die manier kunnen we de achterban in elke kern van onze ontwikkelingen op de hoogte houden.

Auto’s en bestickering
Nu worden leasecontracten voor de twee auto’s afgesloten met Euregio Autolease en is het afwachten wanneer de auto’s afgeleverd worden. Dat kan 12 tot 14 weken in beslag nemen. Na de levering moeten de auto’s bestickerd worden. Dat doet een bedrijf uit Maasband. Daarna zijn de auto’s bedrijfsklaar om ingezet te worden.

Wensauto Meers. Zo zien onze auto’s er straks ook uit!

Website en communicatie
Daarnaast wordt er met Mikromedia uit Susteren samengewerkt over de opzet en invulling van de eigen website, de benodigde softwarelicenties voor het gebruik van PC’s/laptops en het opzetten van de communicatiemiddelen voor chauffeurs, planners en coördinatoren.

Rijtest
Verder wordt met autorijscholen gesproken over de afname van een rijtest met vergelijkbare auto’s als de Dacia’s. Binnen het bestuur is besloten om de eerste grote groep van chauffeurs (>40) door deze rijschoolhouder(s) te laten testen. Nadien willen we gebruik maken van het aanbod van Frank van der Zanden om deze test uit te voeren. Want er zullen steeds nieuwe chauffeurs bijkomen, is de verwachting.

Medische keuring
Ook zijn er gesprekken gestart met de huisartsenpraktijk Reinoud in Susteren om de korte keuring op medische geschiktheid van de chauffeurs uit te voeren. Want die keuring is een voorwaarde die de provincie aan de subsidie heeft verbonden. Het is een keuring vergelijkbaar met die voor het verlengen van een rijbewijs, maar dan in gestripte vorm.

VOG
Deze Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is, net als de keuring en de rijtest, ook een vereiste van de provincie. Elke vrijwilliger doet een aanvraag hiervoor bij het ministerie van justitie voor de artikelen 41, 43, 63 & 85 vanwege de omgang met kinderen en ouderen.
Er is met vertegenwoordigers van de gemeente overleg geweest over een eenvoudige procedure voor het aanvragen hiervan. Die is niet voorhanden maar ons bestuurslid Henk Claessen heeft een voorstel gedaan om een LES standaardaanvraag voor onze vrijwilligers samen te stellen, waarna elke vrijwilliger slechts zijn eigen gegevens aanvult en de aanvraag indient. Zodra dit formulier gereed is zullen we iedereen hiermee benaderen.
De kosten van deze aanvraag (+/- € 41,-) worden door de stichting uiteraard terug betaald.

Vrijwilligersovereenkomst
Elke vrijwilliger, die voor de stichting LES aan de slag gaat, vragen wij een overeenkomst te tekenen waarin is vastgelegd wat onze wederzijdse verantwoordelijkheden zijn en wat van een specifieke functie, zoals chauffeur, planner en/of coördinator, verlangd wordt. Dat klinkt allemaal heel formeel maar betekent voor beide partijen eveneens een bescherming bij verzekeringsperikelen. Want daarmee kunnen wij, als bestuur, zoals bv. in geval van schade de verzekering duidelijk maken dat deze schade is ontstaan bij de uitoefening van een vrijwilligerstaak voor onze stichting.

Formulieren
In de aanloop naar de start moeten ook de benodigde formulieren, die we gebruiken voor de planners, chauffeurs en coördinatoren, opgesteld worden. We vinden daarbij niet het wiel opnieuw uit maar maken dankbaar gebruik van formulierensets die bij Wensbus-projecten met lange ervaring reeds in gebruik zijn. De aangepaste LES-formulierenset wordt daarna met de verschillende functies, zoals planners, doorgesproken en waar nodig nogmaals aangepast.
Let wel, de provincie is bezig met de aankoop en levering van een geautomatiseerd planningssysteem die de afhandeling van rittenboeking, de financiële administratie en de jaarlijkse rapportage aan de provincie voor haar rekening neemt. Dat betekent dat straks (hopelijk 1 jan. 2018) een hele hoop handwerk verdwijnt en door dit systeem wordt geregeld.

Trainingsessies
Het Dagelijks Bestuur (DB) van LES stelt een lijst van taken samen die betrekking hebben op de drie functies die voor de Wensauto noodzakelijk zijn, t.w. de coördinator, de planner en de chauffeur. Wanneer straks de Wensauto gaat rijden is het vereist dat ieder van deze drie vrijwilligers exact weet wat tot zijn/haar takenpakket hoort en welke procedures doorlopen moeten worden om die taken naar behoren uit te voeren. Daarbij hoort het aannemen van boekingen, het correct en efficiënt inplannen en opstellen van rittenstaten voor de chauffeur als taken voor de planner. Maar ook het aannemen van klachten en de afhandeling ervan, het inroosteren van chauffeurs, de dagelijkse afrekening van ritinkomsten, de financiële afhandeling van tankpassen, de planning van onderhoud, (her)keuring, VOG’s, rijtesten door de coördinator. Het ligt in de bedoeling om eind augustus met deze trainingsessies te beginnen.

UWV-verklaring
Een aantal vrijwilligers ontvangen een uitkering via het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) en dienen, om vrijwilligerswerk te mogen doen, een verklaring aan te leveren bij wie en hoeveel uren men dit werk doet. Het UWV laat dit meestal alleen toe wanneer de stichting een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) status heeft. Onze voorzitter is druk bezig om die status te verwerven, maar daar is een functionerende website van de stichting een vereiste voor. Heb je die niet, ontvang je de ANBI status niet. Het is dus nog even wachten totdat die site operationeel is. Zodra dat een feit is laten we jullie weten wanneer de ANBI status is verworven. We gaan er vanuit dat dit ruim vóór 1 november gerealiseerd is, maar zijn daarbij na indienen aanvraag door ons afhankelijk van de Belastingdienst.

Werving
We hebben op dit moment een kleine 50 vrijwilligers maar daar vallen bij tijd en wijle wat mensen vanaf vanwege drukke werkzaamheden of soortgelijks. Daarnaast is het aantal personen die zich hebben aangemeld als planner en/of coördinator niet erg hoog.
Dus we moeten ons richten op de uitbreiding van ons vrijwilligerskorps. Is er een feestje thuis, bij familie of vrienden, of ergens een bijeenkomst van jullie hobbyclub of vereniging, probeer dan zoveel als mogelijk mensen te interesseren voor ons Wensauto-project. Want 50 mensen lijkt veel, maar die moeten verdeeld worden over twee Wensauto-organisaties. En je zult zien dat er van tijd tot tijd mensen bijkomen en afgaan. Dus maak alstublieft zoveel mogelijk reclame want hoe meer hoe liever.

Met vriendelijke groet.
Namens het bestuur,

Sjaak den Hollander, voorzitter